红头文件Word怎么做？小白也能秒变“公文高手”

提到红头文件，是不是觉得它自带“官方光环”，做起来超复杂？其实不然！只要掌握几个关键步骤，Word新手也能轻松搞定规范的红头文件，再也不用对着空白文档抓耳挠腮啦～今天就手把手教你，从页面设置到盖章，一步到位！

第一步：给文件“搭好架子”——页面设置要规范

红头文件的“架子”就是页面布局，这是基础中的基础，错了就会显得很不专业。操作超简单：打开Word→点击“布局”选项卡→选择“页边距”→点击“自定义页边距”→在弹出的对话框里，把上、下、左、右分别设为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm→纸张大小选A4。记住，这组数值是公文的“黄金比例”，留对了才像那么回事儿！

第二步：给文件“戴红帽子”——红头+发文字号

红头是文件的“门面”，必须醒目又规范：
1. 插入文本框：点击“插入”→“文本框”→选“绘制横排文本框”，画一个合适大小的框（去掉填充色和边框线）；
2. 输入机关名称：比如“XX有限公司行政部”，字体选“小标宋体”，字号22，颜色设为“红色”，然后居中对齐；
3. 加发文字号：在文本框下方输入“〔2025〕1号”（注意用六角括号〔〕，不是方括号[]），字体选“仿宋GB2312”，字号3，居中→调整文本框位置，让红头和发文字号整体居中。

第三步：给文件“填内容”——标题+正文+主送机关

内容部分要工整清晰，按顺序来：
– 标题：输入文件标题（比如“关于XX事项的通知”），字体“小标宋体”，字号2，居中→段前间距设30磅，让标题和红头之间有空隙；
– 主送机关：输入“各部门：”，字体“仿宋GB2312”，字号3，顶格写；
– 正文：输入正文内容，字体“仿宋GB2312”，字号3→首行缩进2字符（选中文本→段落→特殊格式→首行缩进→2字符）→行距设为28磅（段落→行距→固定值→28磅）。

第四步：给文件“盖公章”——落款+印章

最后一步是“画龙点睛”，让文件生效：
1. 落款：在正文右下方输入发文机关（比如“XX有限公司行政部”），再换行输入成文日期（比如“2025年12月30日”）→两者都要居中对齐（相对于页面右侧）；
2. 盖章：插入公章图片→调整大小（一般直径3.5cm左右）→把印章移到成文日期上方，确保“骑年盖月”（印章覆盖年份和月份的一部分）→如果是电子章，记得调整透明度，让文字透过印章显示出来。

小提醒：这些坑千万别踩！

1. 字体别乱换：公文专用字体是“仿宋GB2312”和“小标宋体”，别用微软雅黑或宋体代替；
2. 日期别写错：成文日期必须用阿拉伯数字，比如“2025年12月30日”，不能写“二〇二五年十二月三十日”；
3. 间距别太挤：正文行距28磅是标准，太密会显得压抑，太松又不正式。

按照以上步骤操作，你的红头文件就能既符合规范又美观大方，再也不用怕被领导说“不专业”啦！赶紧打开Word试试吧～